Дипломные работы на заказ, курсовые работы на заказ

Составление и оформление служебных документов

Часть 1.

Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тексте?

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой -выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И. А. Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 300 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью.

Тем, кто составляет документы, и тем, кто занимается их перепечаткой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространенные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом.

Корректурные знаки – это система условных обозначений, применяемых при правке рукописей.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, а тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации – автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Государственной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов»…

или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»

Текст документа делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа. ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков.

В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему {обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1,1.2.2,2.9.1 ит.д.

Указание

Заменить неверную букву, цифру, знак

Заменить строчную букву прописной

Заменить прописную букву строчной

Вставить недостающую букву

Выкинуть лишнюю букву

Отметка в тексте

Корректурным знаком перечеркивают неправильную букву, цифру или знак; справа от повторенного на поле знака пишут нужную букву, цифру или знак

Часть 2.

1. Составьте документы: Докладная записка о необходимости проведения субботника; Распоряжение о проведении субботника с указанием мероприятий.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

Административно-хозяйственный отдел

Генеральному директору

ООО «Тепло»

К.Н. Марфину

докладная записка

27.07.2004 № 25

о необходимости проведения субботника

Довожу до Вашего сведения, что осмотр прилегающей к предприятию территории выявил необходимость ее уборки.

В связи с чем прошу Вас выделить сотрудников для проведения субботника в количестве 10 человек 18.04.2009 года с 9:00 до 12:00 часов.

Начальник

административно-хозяйственного отдела       СПетр          С.В. Петрова

В дело №05-03

Петрова 29.07.2004

Общество с ограниченной ответственностью

ООО «Тепло»

РАСПОРЯЖНИЕ

15.04.2009                                                                                                     № 24

Москва

О проведении субботника

В связи с необходимостью проведения субботника

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальнику административно-хозяйственного отдела организовать проведение субботника по уборке, прилегающей к предприятию территории.

2. Начальникам отделов выделить сотрудников для уборки территории

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника административно-хозяйственного отдела С.В. Петрову

Срок исполнения 18.04.2009 г.

Генеральный директор                                                                 К.Н. Марфин